SISTEM PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU
SMP N 1 WINDUSARI
TAHAP 1
PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM
SMP N 1 WINDUSARI
TAHAP 1
PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM
Disusun Oleh :
DIDIN ARIF AIDIN (07.0511.0023)
DWI IDA KUMALASARI (07.0511.0026)
MASYKURNIA FAHMI (07.0511.0059)
NUNIK LATHIFAH A W (07.0511,0076)
WIWIN UTAMI (07.0511.0120)
TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAGELANG
2008
A. LATAR BELAKANG
SMP Negeri 1 Windusari merupakan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama yang ada di Kecamatan Windusari, Kabupaten Magelang. SMP ini merupakan satu dari tiga sekolah Lanjutan Tingkat Pertama yang berstatus Negeri di wilayah kecamatan Windusari. Terletak di depan kantor kecamatan Windusari, SMP ini menjadi tujuan lulusan sekolah dasar maupun madrasah ibtidaiyah di wilayah Windusari untuk melanjutkan pendidikannya.
Setiap tahun ajaran baru, SMP Negeri 1 Windusari melaksakan Penerimaan Siswa Baru atau Penerimaan Peserta Didik Baru. Pada tahun ajaran 2008/2009 ini SMPN 1 Windusari akan menerima 160 siswa baru. Proses penerimaan peserta siswa didik baru (PPDB) ini dilaksanakan selama 4 hari untuk proses memasukan berkas yang disyaratkat serta tiga hari untuk melakukan proses penyelesaian data. Penyelesaian data dilakukan berdasarkan nilai calon siswa, untuk diambil 160 calon siswa dengan nilai tertinggi untuk mengisi bangku kelas 7.
Proses penerimaan peserta didik baru selama ini dilakukan secara manual, semua pekerjaan dilakukan oleh manusia, hanya pada proses pengurutan nilai saja yang menggunakan bantuan computer. Setelah calon siswa mengambil formulir pendaftaran maka formulir ini kemudian diisi data-data dan nilai calon siswa kemudian dikembalikan lagi kepada panitia PPDB. Pihak panitia kemudian menyeleksi persyaratan yang dikumpulkan dan kemudian akan diurutkan (seleksi rangking) dengan menggunakan bantuan computer.
Penggunaan sistim manual sangat memakan waktu dan tenaga sehingga PPDB tidak efisien dan efektif, semakin banyak calon siswa yg mendaftar maka akan berakibat semakin banyak waktu untuk menyeleksi data dan mengurutkan nilai. Oleh karena itu kami mencoba untuk membangun suatu system informasi PPDB dimana pihak panitia akan lebih mudah dan cepat dalam menyeleksi data. Sedangkan calon siswa dapat dengan lebih cepat mengetahui informasi melalui jurnal yang dapat ditayangkan dan data selalu diupdate, sehingga informasi yang diterima lebih up to date.
Diharapkan, kegiatan PPDB di SMP N 1 Windusari akan lebih efektif dan efisien dengan dibangunnya system informasi PPDB tersebut.
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat disimpulkan permasalahan-permasalahan yang ada, yaitu :
1. Apa saja kendala pelaksanaan PPDB secara manual di SMP N 1 Windusari ?
2. Bagaimana cara mengatasi permasalahan pelaksanaan PPDB di SMPN 1 Windusari tersebut ?
C. TUJUAN
Tujuan dibangunnya Sistem Informasi PPDB ini adalah :
Agar pelaksanaan PPDB di SMP N 1 Windusari lebih efektif dan efisien.
Untuk meningkatkan dalam penggunaan Teknologi Informasi dan Komputer di dalam proses PPDB.
D. BATASAN MASALAH
Pada proyek tahap 1 ini, system yang akan dibangun baru kerangka pemikiran dasar saja untuk selajutnya ditujukan untuk dapat digunakan oleh panitia PPDB dan calon siswa. Diharapkan nantinya suatu system terkomputerisasi integral dapat terbentuk, sehingga dapat ditampilkan secara efektif dan efisien tentunya lebih menarik.
Dalam system ini kami membagi pengguna sebagai berikut :
a. Administrator
Administrator merupakan penanggung jawab system yang bertanggung jawab untuk menginput data PPDB. Administrator merupakan panitia PPDB dan juga bertugas untuk membuat laporan harian maupun hasil akhir dari kegiatan PPDB.
b. Client
Client di sini terdiri dari Kepala Sekolah, Komite Sekolah, Warga Sekolah dan calon siswa baru. Client hanya bisa melihat data dan laporan PPDB saja tetapi tidak dapat menginput ataupun mengedit data.
E. METODOLOGI
Dalam menyusun proyek tahap 1 ini, kami menggunakan 2 metode, yaitu :
Wawancara
Yaitu dengan melakukan tanya jawab dengan panitia PPDB di SMP N 1 Windusari seputar pelaksanaan PPDB. (hasil wawancara terlampir)
Diskusi Kelompok
Yaitu kelompok kami melakukan pembicaraan kelompok untuk dapat menemukan solusi ideal penyelesaian masalah tersebut.
Adapun langkah-langkah kerja yang kelompok kami jalankan adalah :
Langkah Kerja
Hari / tanggal Pelaksanaan
Yang mengerjakan
Wawancara
Senin – Kamis / 7-10 Juli 2008
Nunik Latifah
Diskusi Kelompok
Jum’at – Sabtu / 11-12 Juli 2008
Didin A, Dwi Ida K, M. Fahmi, Nunik L, Wiwin U
F. IDENTITAS ORGANISASI
Nama Organisasi : SMP Negeri 1 WINDUSARI
Alamat : Jl.Lettu Subandi, Windusari, Magelang
Bidang Gerak : Pendidikan
Contact Person : Eni Indaryati, S.Pd / 081392475745
Struktur Organisasi SMP terlampir.
G. DESKRIPSI DAN ANALISA SISTEM YANG SEKARANG BERJALAN
Nama System : System PPDB SMP N 1 Windusari
Tujuan Sistem : Meningkatkan pelayanan dan mutu dalam proses PPDB
Penanggung jawab : Kepala sekolah
Struktur Organisasi
(terlampir)
Diagram Konteks & DFD
a. Diagram konteks = level 0 DFD
DIDIN ARIF AIDIN (07.0511.0023)
DWI IDA KUMALASARI (07.0511.0026)
MASYKURNIA FAHMI (07.0511.0059)
NUNIK LATHIFAH A W (07.0511,0076)
WIWIN UTAMI (07.0511.0120)
TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAGELANG
2008
A. LATAR BELAKANG
SMP Negeri 1 Windusari merupakan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama yang ada di Kecamatan Windusari, Kabupaten Magelang. SMP ini merupakan satu dari tiga sekolah Lanjutan Tingkat Pertama yang berstatus Negeri di wilayah kecamatan Windusari. Terletak di depan kantor kecamatan Windusari, SMP ini menjadi tujuan lulusan sekolah dasar maupun madrasah ibtidaiyah di wilayah Windusari untuk melanjutkan pendidikannya.
Setiap tahun ajaran baru, SMP Negeri 1 Windusari melaksakan Penerimaan Siswa Baru atau Penerimaan Peserta Didik Baru. Pada tahun ajaran 2008/2009 ini SMPN 1 Windusari akan menerima 160 siswa baru. Proses penerimaan peserta siswa didik baru (PPDB) ini dilaksanakan selama 4 hari untuk proses memasukan berkas yang disyaratkat serta tiga hari untuk melakukan proses penyelesaian data. Penyelesaian data dilakukan berdasarkan nilai calon siswa, untuk diambil 160 calon siswa dengan nilai tertinggi untuk mengisi bangku kelas 7.
Proses penerimaan peserta didik baru selama ini dilakukan secara manual, semua pekerjaan dilakukan oleh manusia, hanya pada proses pengurutan nilai saja yang menggunakan bantuan computer. Setelah calon siswa mengambil formulir pendaftaran maka formulir ini kemudian diisi data-data dan nilai calon siswa kemudian dikembalikan lagi kepada panitia PPDB. Pihak panitia kemudian menyeleksi persyaratan yang dikumpulkan dan kemudian akan diurutkan (seleksi rangking) dengan menggunakan bantuan computer.
Penggunaan sistim manual sangat memakan waktu dan tenaga sehingga PPDB tidak efisien dan efektif, semakin banyak calon siswa yg mendaftar maka akan berakibat semakin banyak waktu untuk menyeleksi data dan mengurutkan nilai. Oleh karena itu kami mencoba untuk membangun suatu system informasi PPDB dimana pihak panitia akan lebih mudah dan cepat dalam menyeleksi data. Sedangkan calon siswa dapat dengan lebih cepat mengetahui informasi melalui jurnal yang dapat ditayangkan dan data selalu diupdate, sehingga informasi yang diterima lebih up to date.
Diharapkan, kegiatan PPDB di SMP N 1 Windusari akan lebih efektif dan efisien dengan dibangunnya system informasi PPDB tersebut.
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat disimpulkan permasalahan-permasalahan yang ada, yaitu :
1. Apa saja kendala pelaksanaan PPDB secara manual di SMP N 1 Windusari ?
2. Bagaimana cara mengatasi permasalahan pelaksanaan PPDB di SMPN 1 Windusari tersebut ?
C. TUJUAN
Tujuan dibangunnya Sistem Informasi PPDB ini adalah :
Agar pelaksanaan PPDB di SMP N 1 Windusari lebih efektif dan efisien.
Untuk meningkatkan dalam penggunaan Teknologi Informasi dan Komputer di dalam proses PPDB.
D. BATASAN MASALAH
Pada proyek tahap 1 ini, system yang akan dibangun baru kerangka pemikiran dasar saja untuk selajutnya ditujukan untuk dapat digunakan oleh panitia PPDB dan calon siswa. Diharapkan nantinya suatu system terkomputerisasi integral dapat terbentuk, sehingga dapat ditampilkan secara efektif dan efisien tentunya lebih menarik.
Dalam system ini kami membagi pengguna sebagai berikut :
a. Administrator
Administrator merupakan penanggung jawab system yang bertanggung jawab untuk menginput data PPDB. Administrator merupakan panitia PPDB dan juga bertugas untuk membuat laporan harian maupun hasil akhir dari kegiatan PPDB.
b. Client
Client di sini terdiri dari Kepala Sekolah, Komite Sekolah, Warga Sekolah dan calon siswa baru. Client hanya bisa melihat data dan laporan PPDB saja tetapi tidak dapat menginput ataupun mengedit data.
E. METODOLOGI
Dalam menyusun proyek tahap 1 ini, kami menggunakan 2 metode, yaitu :
Wawancara
Yaitu dengan melakukan tanya jawab dengan panitia PPDB di SMP N 1 Windusari seputar pelaksanaan PPDB. (hasil wawancara terlampir)
Diskusi Kelompok
Yaitu kelompok kami melakukan pembicaraan kelompok untuk dapat menemukan solusi ideal penyelesaian masalah tersebut.
Adapun langkah-langkah kerja yang kelompok kami jalankan adalah :
Langkah Kerja
Hari / tanggal Pelaksanaan
Yang mengerjakan
Wawancara
Senin – Kamis / 7-10 Juli 2008
Nunik Latifah
Diskusi Kelompok
Jum’at – Sabtu / 11-12 Juli 2008
Didin A, Dwi Ida K, M. Fahmi, Nunik L, Wiwin U
F. IDENTITAS ORGANISASI
Nama Organisasi : SMP Negeri 1 WINDUSARI
Alamat : Jl.Lettu Subandi, Windusari, Magelang
Bidang Gerak : Pendidikan
Contact Person : Eni Indaryati, S.Pd / 081392475745
Struktur Organisasi SMP terlampir.
G. DESKRIPSI DAN ANALISA SISTEM YANG SEKARANG BERJALAN
Nama System : System PPDB SMP N 1 Windusari
Tujuan Sistem : Meningkatkan pelayanan dan mutu dalam proses PPDB
Penanggung jawab : Kepala sekolah
Struktur Organisasi
(terlampir)
Diagram Konteks & DFD
a. Diagram konteks = level 0 DFD
b. Level 1 DFD
c. Teknologi yang dipakai sekarang masih manual dibantu dengan program Ms.Excel untuk mengurutkan nilai.
d. Persoalan–persoalan yang timbul dari system manual
- Kinerja system rendah, kurang efisien
- Informasi yang diberikan hanya sekali berubah pada akhir hari. Padahal setelah info dikeluarkan data masih mungkin berubah.
- Sistem ini kurang ekonomis, terlalu banyak melibatkan personil.
- Karena untuk mengurutkan nilai panitia menggunakan komputer di ruang Tata Usaha, maka keamanan menjadi kurang terjamin, karena semua orang dapat mengakses.
- Efisiensi kerja kurang, karena untuk menyeleksi data diperlukan banyak orang dan 2 kali proses, yaitu pencatatan kemudian baru dimasukkan computer untuk diurutkan.
- Info yang diberikan kurang up to date karena hanya berubah 1 kali dalam sehari.
- Peluang yang kita dapat adalah : Kita dapat membangun suatu system informasi yang dapat digunakan oleh panitia untuk memasukkan data calon siswa serta menyeleksi nilai, data calon siswa dengan cepat dan tepat serta dapat memberikan informasi jurnal tidak hanya perhari tapi tiap saat berubah dapat langsung diberikan kepada calon siswa.
H. ANALISA KEBUTUHAN PENGGUNA
1. Pengguna system
Sistem ini dirancang untuk dapat digunakan oleh Panitia PPDB yang bertindak sebagai administrator dan komite sekolah, Kepala sekolah, warga sekolah dan calon siswa sebagai client.
2. Diagram Use Case
I. DAFTAR PUSTAKA
1. Ilmu Komputer.com
2. Modul RSI
3. Wikipedia.org, USE Case Diagram
J. LAMPIRAN
DAFTAR PERTANYAAN
a. Apakah tahun ini SMP Negeri 1 Windusari Penerimaan Peserta Didik Baru ?
b. Berapa kuota penerimaan untuk tahun ajaran ini ?
c. Apa saja syarat yang diminta pada calon siswa baru ?
d. Apa tujuan Penerimaan Peserta Didik Baru di SMP Negeri 1 Windusari ?
e. Apa visi dan misi SMP Negeri 1 Windusari ?
f. Bagaimana sistem pelaksanaan Penerimaan Peserta Didik Baru yang dijalankan ?
g. Apa saja kendala yang dihadapi ?
h. Kira-kira apa yang dibutuhkan agar kendala tersebut dapat diatasi ?
i. Siapa saja yang berperan dalam Penerimaan Peserta Didik Baru ?
